Tìm hiểu về thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự

Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục thường xuyên gặp khi xin visa đi nước ngoài. Vậy chứng nhận lãnh sự là gì? Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Tại sao phải hợp pháp hóa lãnh sự? Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự thế nào và ở đâu? Tất cả sẽ được Bankervn giải đáp trong bài viết sau.

Chứng nhận lãnh sự là gì

Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia chứng nhận chức danh, chữ ký và con dấu trên văn bản, giấy tờ của quốc gia đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Ví dụ: khi xin visa Thụy Điển, giấy tờ chứng minh mối quan hệ như giấy khai sinh sẽ được yêu cầu phải chứng nhận lãnh sự. Đương đơn cần dịch thuật công chứng giấy khai sinh, sau đó nộp hồ sơ chứng nhận lãnh sự tại sở ngoại vụ tại TP.HCM hoặc cục lãnh sự tại Hà Nội.

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì

Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của quốc gia A chứng nhận văn bản giấy tờ được cấp bởi quốc gia B. Văn bản giấy tờ sau khi được hợp pháp hóa lãnh sự sẽ được công nhận và sử dụng tại quốc gia A.

Nam sinh sống ở Hồ Chí Minh và sắp kết hôn với vợ người Hà Lan. Để làm thủ tục đăng ký kết hôn, chính quyền Hà Lan yêu cầu Nam phải hợp pháp hóa lãnh sự giấy xác nhận độc thân của mình. Đầu tiên, Nam cần xin xác nhận độc thân của UBND. Tiếp theo là dịch thuật công chứng theo ngôn ngữ lãnh sự yêu cầu, rồi làm thủ tục xin chứng nhận lãnh sự tại Sở ngoại vụ TP.HCM. Cuối cùng mang giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự ra lãnh sứ quán Hà Lan hợp pháp hóa lãnh sự. Sau các bước này, giấy tờ này sẽ được công nhận tại Hà Lan.

Thủ tục chứng nhận lãnh sự

Trong thủ tục xin visa, hầu hết các giấy tờ chỉ yêu cầu chứng nhận lãnh sự. Một số thủ tục như kết hôn với người nước ngoài, hay xin việc ở nước ngoài mới cần hợp pháp hóa lãnh sự. Thủ tục chứng nhận lãnh sự bao gồm các bước sau:

Bước 1: dịch thuật công chứng/công chứng giấy tờ.

Tùy theo ngôn ngữ của giấy tờ và yêu cầu của nước cần sử dụng giấy tờ mà dịch thuật công chứng hoặc công chứng giấy tờ. Ví dụ nếu giấy tờ là bằng cấp song ngữ Anh Việt mà lãnh sự nước cần sử dụng giấy tờ cho dùng tiếng Anh thì chỉ cần công chứng. Mặt khác, giấy tờ song ngữ Anh Việt những nộp cho Ý họ yêu cầu dịch sang tiếng Ý thì cần dịch thuật công chứng tiếng Ý.

Bước này cần lưu ý, có nước yêu cầu chứng thực lãnh sự trên bản gốc, có nước yêu cầu chứng thực lãnh sự trên bản sao. Nếu thực hiện không đúng yêu cầu sẽ bị trả lại.

Bước 2. Điền tờ khai chứng nhận lãnh sự

Tờ khai trực tuyến có hướng dẫn rất chi tiết. Bạn chỉ cần truy cập vào Tờ khai online và làm theo hướng dẫn.

Sau khi điền đầy đủ thông tin. In ra ký tên.

Bước 3. Nộp hồ sơ

Chuẩn bị hồ sơ như sau:

1. Tờ khai đã ký
2. Bản gốc căn cước công dân hoặc hộ chiếu
3. Bản sao y/dịch thuật công chứng giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự
4. Một bản photo giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự

Có 2 hình thức nộp hồ sơ là nộp trực tiếp hoặc nộp qua bưu điện. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự của Việt Nam bao gồm:

• Cục Lãnh sự tại Hà Nội. Địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội.
• Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh. Địa chỉ: số 6 Alexandre De Rhodes, Quận 1, thành phố Hồ Chí Minh.
• Cơ quan ngoại vụ địa phương hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước ngoài. Truy cập website của bộ ngoại giao để tìm hiểu chi tiết hơn.

Thủ tục nộp hồ sơ trực tiếp: Đầu tiên là lấy số, đợi đến số thứ tự, đóng phí và lấy giấy hẹn. Đến ngày hẹn trả hồ sơ thì lên lấy.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Tùy theo việc bạn muốn hợp pháp hóa nước nào. Nếu ở Việt Nam thì nộp hồ sơ ở Đại sứ quán ở Hà Nội hoặc Tổng lãnh sự quán ở TP Hồ Chí Minh. Thủ tục được thông báo chi tiết ở website của ĐSQ/TLS. Thông thường hồ sơ bao gồm 1 bộ hồ sơ gốc, 1 bộ hồ sơ photo:

• Căn cước công dân hoặc hộ chiếu.
• Bản chứng nhận lãnh sự.
• Bản gốc giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự.

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài

Với các giấy tờ nước ngoài cần sử dụng tại Việt Nam, trước hết cần dịch thuật công chứng sang tiếng Việt. Sau đó, chứng thực lãnh sự tại nước phát hành giấy tờ đó. Tiếp theo là đến cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hợp pháp hóa lãnh sự.