Chi tiết thủ tục & hồ sơ mới nhất 2025

Bạn đang chuẩn bị cho chuyến đi kết nối đối tác, tham dự hội nghị hay mở rộng kinh doanh tại Hà Lan – một trong những trung tâm kinh tế hàng đầu châu Âu? Để chuyến công tác diễn ra suôn sẻ, việc sở hữu Visa công tác Hà Lan (Visa Schengen loại C) là điều kiện tiên quyết và cần được chuẩn bị một cách chính xác nhất.

Nếu hồ sơ có bất kỳ sai sót nào, rủi ro trượt visa là rất cao, ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của bạn. Bài viết này sẽ là cẩm nang toàn diện giúp bạn vượt qua mọi rào cản hành chính. Hãy đọc kỹ để chuẩn bị hồ sơ hoàn hảo!!

Điều kiện & đối tượng xin visa công tác Hà Lan

Bất kỳ cá nhân nào mang hộ chiếu phổ thông Việt Nam (hoặc hộ chiếu nước ngoài không thuộc diện miễn visa Schengen) và đến Hà Lan với mục đích sau đều phải xin visa công tác:

• Tham dự các cuộc họp/đàm phán kinh doanh với đối tác, khách hàng tại Hà Lan.
• Ký kết hợp đồng, tìm hiểu thị trường hoặc thiết lập quan hệ thương mại.
• Tham gia các hội chợ, triển lãm thương mại, hội nghị liên quan đến lĩnh vực hoạt động của công ty.
• Tham gia các khóa đào tạo/tập huấn ngắn hạn do công ty mẹ/đối tác tại Hà Lan tổ chức (không thuộc mục đích học tập dài hạn).
• Thực hiện các hoạt động bảo trì, lắp đặt kỹ thuật theo hợp đồng kinh doanh.

Để được cấp visa công tác Hà Lan, đương đơn phải chứng minh được sự rõ ràng, minh bạch trong mối quan hệ công việc và khả năng tài chính. Các điều kiện này bao gồm:

1. Điều Kiện Về Mục Đích Công Tác

• Thư mời hợp lệ: Phải có Thư mời chính thức từ công ty/tổ chức tại Hà Lan, nêu rõ:
  • Mục đích cụ thể của chuyến công tác (ví dụ: đàm phán hợp đồng A, tham dự hội nghị B).
  • Thông tin chi tiết của người được mời (tên, chức vụ).
  • Thời gian và địa điểm diễn ra hoạt động công tác.
• Bằng chứng quan hệ công việc: Cung cấp các tài liệu chứng minh mối quan hệ giữa công ty tại Việt Nam và đối tác tại Hà Lan (ví dụ: hợp đồng kinh doanh, email trao đổi, hóa đơn giao dịch…).

2. Điều Kiện Về Công Việc & Ràng Buộc Tại Việt Nam

• Chức vụ và công việc rõ ràng: Đương đơn phải là nhân sự chủ chốt, có chức vụ phù hợp với mục đích của chuyến công tác (ví dụ: Giám đốc, Trưởng phòng Kinh doanh, Chuyên gia kỹ thuật…).
• Quyết định cử đi công tác: Phải có Quyết định cử đi công tác của công ty tại Việt Nam, nêu rõ chi phí chuyến đi do ai chi trả, thời gian đi và cam kết đương đơn sẽ quay về sau khi kết thúc công tác.
• Khả năng quay về: Chứng minh sự ràng buộc chặt chẽ tại Việt Nam (như công việc ổn định, gia đình, tài sản…).

3. Điều Kiện Về Tài Chính & Bảo Hiểm

• Khả năng chi trả chi phí: Phải có thư cam kết hoặc bằng chứng tài chính rõ ràng về bên chi trả chi phí chuyến đi (công ty tại Việt Nam, công ty tại Hà Lan, hoặc cá nhân đương đơn).
• Bảo hiểm Du lịch: Bắt buộc có Bảo hiểm du lịch y tế Schengen, có giá trị bồi thường tối thiểu 30.000 EUR (hoặc 50.000 USD) cho toàn bộ thời gian lưu trú.

Thời hạn và thời gian xét duyệt của visa công tác Hà Lan

Visa công tác Hà Lan là loại Visa Schengen ngắn hạn (Type C), vì vậy thời hạn và thời gian lưu trú được quy định theo luật Schengen:

• Thời gian lưu trú tối đa: 90 ngày (ba tháng) trong bất kỳ khoảng thời gian 180 ngày nào.
• Thời hạn Visa: Tùy thuộc vào quyết định của Đại sứ quán/Lãnh sự quán Hà Lan, dựa trên:
  • Mục đích và thời gian ghi trên Thư mời công tác.
  • Sự tin cậy của hồ sơ, bao gồm lịch sử du lịch và mức độ ràng buộc của đương đơn.
  • Thông thường, Visa công tác có thể được cấp với thời hạn ngắn (chỉ đủ cho chuyến công tác) hoặc nhiều lần (Multiple Entry) với thời hạn dài hơn (6 tháng, 1 năm, thậm chí 5 năm), nhưng tổng thời gian lưu trú không vượt quá 90 ngày/180 ngày.

Thời gian trung bình để cấp và xét thị thực Hà Lan ngắn ngày là 15 ngày. Bạn nên nộp hồ sơ xin thị thực tại VFS ít nhất 03 đến 04 tuần nhưng không quá 6 tháng trước ngày dự định khởi hành đến Hà Lan. Trong mùa cao điểm (từ tháng Ba đến tháng Bảy) và mùa lễ hội, thời gian chờ đợi để đặt lịch hẹn sẽ tăng lên đáng kể.

Địa chỉ làm visa công tác Hà Lan ở đâu?

Bạn có thể lựa chọn nộp hồ sơ tại một trong hai văn phòng VFS Global tại Việt Nam, tùy thuộc vào nơi sinh sống và làm việc của bạn:

📍 Trung tâm tiếp nhận hồ sơ thị thực VFS Global tại Hà Nội

• Địa chỉ: Tòa nhà Ocean Park, Phòng 207, Tầng 2, số 1 Đào Duy Anh, Phường Phương Mai, Quận Đống Đa, Hà Nội.
• Thời gian nhận hồ sơ: Thứ Hai đến Thứ Sáu (trừ ngày lễ): 08:30 – 12:00 và 13:00 – 15:00
• Thời gian trả hộ chiếu: Thứ Hai đến Thứ Sáu (trừ ngày lễ): 13:00 – 16:00

📍 Trung tâm tiếp nhận hồ sơ thị thực VFS Global tại TP. Hồ Chí Minh

• Địa chỉ: Tầng 3B, tòa nhà REE Tower, số 9 Đoàn Văn Bơ, Phường 12, Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh.
• Thời gian nhận hồ sơ: Thứ Hai đến Thứ Sáu (trừ ngày lễ): 08:30 – 12:00 và 13:00 – 15:00
• Thời gian trả hộ chiếu : Thứ Hai đến Thứ Sáu (trừ ngày lễ): 13:00 – 16:00

Xin visa công tác Hà Lan hết bao nhiêu tiền?

Lưu ý về thanh toán:

• Các khoản phí này có thể được thanh toán bằng tiền mặt (VND) hoặc bằng thẻ ngân hàng/thẻ tín dụng (EUR hoặc VND tùy quy định của VFS tại thời điểm nộp).
• Tổng chi phí VND sẽ thay đổi tùy thuộc vào tỷ giá hối đoái tại ngày thanh toán.

Chi phí xin visa công tác Hà Lan bao gồm hai phần chính là Lệ phí Thị thực (Phí Lãnh sự) và Phí Dịch vụ VFS Global:

Hồ sơ xin visa công tác Hà Lan gồm những gì?

Hồ sơ xin visa công tác Hà Lan được chia thành 4 nhóm chính. Tất cả giấy tờ tiếng Việt cần được dịch thuật công chứng sang tiếng Anh hoặc tiếng Hà Lan.

Thủ tục chi tiết xin visa công tác Hà Lan

Quy trình này áp dụng cho việc nộp hồ sơ xin Visa Schengen ngắn hạn tại Trung tâm tiếp nhận hồ sơ thị thực VFS Global.

Bước 1: Chuẩn Bị Hồ Sơ Công Tác Hoàn Chỉnh

Hoàn thành mẫu đơn trực tuyến tại đây, in và ký tên. Ngoài ra, vui lòng điền họ tên của bạn và vợ / chồng, nếu có.

Vui lòng đảm bảo rằng bạn cung cấp tất cả các tài liệu cần thiết được Visana hướng dẫn ở trên.

Bước 2: Đặt Lịch Hẹn Với VFS Global

Bạn phải đặt lịch hẹn visa Hà Lan trước khi đến nộp hồ sơ.

• Truy cập website: Truy cập trang web chính thức của VFS Global cho Hà Lan tại Việt Nam.
• Đăng ký và Đặt lịch: Đăng ký tài khoản, điền thông tin cá nhân (phải chính xác tuyệt đối với hộ chiếu), chọn loại visa (Schengen ngắn hạn – Công tác), chọn ngày giờ và địa điểm nộp hồ hồ sơ (Hà Nội hoặc TP. Hồ Chí Minh).
• In xác nhận: In email xác nhận lịch hẹn để mang theo khi đến nộp.

>> Xem chi tiết hướng dẫn tại đây.

Bước 3: Nộp Hồ Sơ và Lấy Dấu Sinh Trắc Học (Lăn tay)

Đến Trung tâm VFS Global vào đúng ngày giờ đã hẹn để hoàn tất thủ tục.

• Kiểm tra hồ sơ: Nhân viên VFS Global sẽ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ và đóng gói lại.
• Lấy Sinh trắc học: Nếu bạn chưa từng lấy dấu vân tay trong vòng 59 tháng cho Visa Schengen, bạn sẽ thực hiện lăn tay và chụp ảnh tại đây.
• Thanh toán: Thanh toán Lệ phí Thị thực (Lãnh sự) và Phí Dịch vụ VFS Global (bằng VND theo tỷ giá). Bạn sẽ nhận được biên lai với số theo dõi hồ sơ.

Bước 4: Theo dõi hồ sơ xin thị thực của bạn

Bạn sẽ nhận được thông tin cập nhật qua email khi có kết quả về hồ sơ xin thị thực của mình đã được hoàn tất.

Bạn có thể lựa chọn dịch vụ SMS để được cập nhật thường xuyên tình trạng xin visa Hà Lan qua tin nhắn điện thoại (có mất phí).

Bạn cũng có thể theo dõi tình trạng đơn xin thị thực trực tuyến bằng cách sử dụng số tham chiếu trên hóa đơn/biên lai do Trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin thị thực cung cấp và đăng nhập tại đây.

Bước 5: Nhận kết quả visa 

Sau khi có kết quả về hồ sơ xin thị thực của bạn, bạn có thể nhận kết quả của mình từ Trung tâm tiếp nhận thị thực hoặc gửi kết quả của bằng chuyển phát nhanh (nếu được Trung tâm tiếp nhận thị thực cung cấp) với một khoản phụ phí.

Khi đến Trung tâm lấy kết quả, vui lòng mang theo:

• Giấy tờ tùy thân hợp lệ của quý khách
• Biên lai do Trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin thị thực cấp.

Khi ủy quyền cho người khác đến lấy kết quả, vui lòng mang theo:

• Thư ủy quyền có chữ ký của quý khách;
• Một bản sao giấy tờ tùy thân hợp lệ của quý khách;
• Giấy tờ tùy thân hợp lệ của người được ủy quyền lấy kết quả cho quý khách; Và
• Biên lai do Trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin thị thực cấp cho quý khách.